32.2. tiesiogiai bendraujant su potencialiu Tiekėju, t. y. pirkimo organizatorius vyksta į potencialaus tiekėjo buveinę – parduotuvę, turgų ar kt. ir surašo reikalingų prekių, paslaugų kainas, o grįžęs į darbo vieta užpildo Tiekėjų apklausos pažymą.

33. Apklausa raštu atliekama, kai prekių ar paslaugų viešojo pirkimo–pardavimo sutarties vertė be PVM yra didesnė nei 100 000 litų arba darbų viešojo pirkimo–pardavimo sutarties vertė be PVM yra didesnė kaip 300 000 litų.

34.Apklausiant raštu paklausimai tiekėjams pateikiami paštu, faksu, elektroniniu paštu arba asmeniškai. Tame pačiame pirkime dalyvaujantis tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma.

35. Apklausos raštu metu (išskyrus, kai apklausa atliekama analizuojant viešai paskelbtą informaciją) tiekėjams gali būti pateikta tokia informacija:

35.1. pageidaujamos pirkimo objekto savybės ir svarbiausios pirkimo sutarties sąlygos;

35.2. kokiais kriterijais vadovaujantis bus pasirenkamas tiekėjas, su kuriuo sudaroma sutartis;

35.3. ką turi nurodyti siūlantis savo prekes, paslaugas ar darbus tiekėjas, kokia forma (rašytine ar žodžiu) ir iki kada jis tai turi padaryti;

35.4. kaip gimnazija  informuos apklausiamą tiekėją apie sprendimą su juo sudaryti pirkimo sutartį (jeigu apklausa atliekama raštu, tiekėjai apie pirkimo procedūros rezultatus informuojami raštu).

36. Jeigu apklausiamas tik vienas tiekėjas, jam gali būti teikiama ne visa Taisyklių 35 punkte nustatyta informacija, jeigu manoma, kad kita informacija yra nereikalinga.

37. Pirkimų organizatorius arba komisija gali kelti reikalavimus tiekėjų kvalifikacijai ir prašyti informacijos apie kvalifikaciją. Visiems tiekėjams turi būti keliami vienodi reikalavimai ir prašoma pateikti to paties pobūdžio informacija. Keliamais reikalavimais negalima dirbtinai diskriminuoti tiekėjų. Jeigu numatoma pareikalauti bent vieno kvalifikacinio reikalavimo, privalu reikalauti išrašo iš teismo sprendimo arba Informatikos ir ryšių departamento prie Vidaus reikalų ministerijos ar valstybės įmonės Registrų centro Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka išduoto dokumento, patvirtinančio jungtinius kompetentingų institucijų tvarkomus duomenis apie tai, kad tiekėjas, kuris yra fizinis asmuo, arba tiekėjo, kuris yra juridinis asmuo, vadovas ar ūkinės bendrijos  tikrasis narys (nariai), turintis (turintys) juridinio asmens vardu sudaryti sandorį, ir buhalteris (buhalteriai) ar kitas (kiti) asmuo (asmenys) turintis (turintys) teisę surašyti ir pasirašyti tiekėjo apskaitos dokumentus, neturi neišnykusio ar nepanaikinto teistumo, dėl tiekėjo (juridinio asmens) per pastaruosius 5 metus nebuvo priimtas ir įteisėjęs apkaltinamasis teismo nuosprendis už dalyvavimą nusikalstamame susivienijame, jo organizavimą ir vadovavimą jam, už kyšininkavimą, tarpininko kyšininkavimą, papirkimą, sukčiavimą, kredito, paskolos ar tikslinės paramos panaudojimą ne pagal paskirtį ar nustatytą tvarką, kreditinį sukčiavimą, mokesčių nesumokėjimą, neteisingų duomenų apie pajamas, pelną ar turtą pateikimą, deklaracijos, ataskaitos ar kito dokumento nepateikimą, nusikalstamu būdu gauto turto įsigijimą ar realizavimą, nusikalstamu būdu įgytų pinigų ar turto legalizavimą, ir dėl kitų valstybių tiekėjų nėra priimtas ir įsiteisėjęs apkaltinamasis teismo nuosprendis už 2004 m. kovo 31 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyvos 2004/18/EB dėl viešojo darbų, prekių ir paslaugų pirkimo sutarčių sudarymo tvarkos derinimo 45 straipsnio 1 dalyje išvardytuose Europos Sąjungos teisės aktuose apibrėžtus nusikaltimus. Visais kitais atvejais, nustatant kvalifikacijos reikalavimus ir juos vertinant vadovaujamasi Viešųjų pirkimų įstatymo 32-38 straipsniuose nustatytais reikalavimais.

38. Apklausiant tiekėją ar tiekėjui atskirai kreipiantis, pirkimų organizatorius arba komisija turi atsakyti į visus tiekėjo klausimus, kurie liečia pirkimą ir tiekėjui reikalingi tam, kad geriau suprasti gimnazijos poreikius ir galimybes, tačiau tiekėjui negali būti pateikta informacija, kuri pažeistų gimnazijos įsipareigojimus neatskleisti komercinės, tarnybos ar valstybės paslaptimi laikomos informacijos arba informacijos, kurios atskleidimas pakenktų viešiesiems interesantams ar trukdytų sąžiningai konkurencijai. Jei pirkimų organizatorius atlieka pirkimą per CVP IS, tai informacija teikiama sistemoje.

39. Tame pačiame pirkime apklaustiems tiekėjams turi būti pateikta tokia pati informacija.

40. Apklausiant tiekėjus, jei tai nesukelia pernelyg didelių organizacinių sunkumų, galima derėtis dėl palankesnių tiekėjo siūlomų sąlygų. Derybų metu tiekėjai neturi būti diskriminuojami jiems pateikiant skirtingą informaciją ar kaip nors kitaip ribojant atskirų tiekėjų galimybes pagerinti savo siūlymus. Jei pirkimą atlieka komisija ir yra deramasi, rašomas derybų protokolas, kurį pasirašo komisijos pirmininkas ir tiekėjo atstovas. Pirkimų organizatorius derybas gali vykdyti ir žodžiu apie tai nurodant tiekėjų apklausos pažymoje.

41. Jeigu apklausiant tiekėjus paaiškėja, kad reikia pakeisti gimnazijos pageidaujamas pirkimo objekto savybes arba kitas pirkimo sąlygas, pirkimų organizatorius arba komisija turi tai padaryti, esant reikalui derindami su gimnazijos vadovu ir iš naujo apklausti jau anksčiau apklaustus tiekėjus.

42. Žodžiu ir raštu pateikti tiekėjų ar tiekėjo atsakymai ar informacija, gauta iš viešų šaltinių, fiksuojami apklausos pažymoje.

VIII.TIEKĖJŲ PASIŪLYMŲ TIKRINIMAS IR VERTINIMAS

43. Tiekėjo pasiūlymo tikrinimo tikslas – įsitikinti, ar siūlymas atitinka gimnazijos  poreikius ir iškeltus reikalavimus, o tiekėjų pasiūlymų vertinimo tikslas – išrinkti geriausią pasiūlymą, kurį pateikusiam tiekėjui mokykla  siūlys sudaryti pirkimo sutartį.

44. Vertinami tik gimnazijos poreikius ir iškeltus reikalavimus atitinkantys tiekėjų siūlymai. Vertinama tik pagal tiekėjams apklausos metu nurodytus kriterijus. Geriausiu laikomas tas siūlymas, kuriame nurodyta mažiausia kaina arba jei nustatytas kriterijus yra ekonomiškai naudingiausias.

45. Tiekėjų siūlymus vertina pirkimų organizatorius arba komisija.

IX. PIRKIMO SUTARTIS

46. Pirkimo sutartis sudaroma su geriausią siūlymą pateikusiu tiekėju arba, kai kreipiamasi į vieną tiekėją, kurio pasiūlymas atitinka mokyklos  poreikius.

47. Pirkimo sutartis negali būti sudaryta, kol nesibaigė Viešųjų pirkimų įstatyme nustatyti tiekėjų pretenzijų pateikimo ir ieškinio pateikimo terminai, išskyrus šiuos atvejus:

47.1. kai pagrindinė pirkimo sutartis sudaroma preliminariosios sutarties pagrindu;

47.2. kai pasiūlymą pateikia tik vienas tiekėjas;

47.3. kai pagal perkančiosios organizacijos pasitvirtintas taisykles pasiūlymas gali būti pateikiamas žodžiu;

47.4. kai pirkimo sutarties vertė mažesnė kaip 100 000Lt be PVM;

48. Pirkimo sutartį galima sudaryti su visais pasiūlymus pateikusiais tiekėjais, jei jų siūlomos prekės, paslaugos ar darbai atitinka perkančiosios organizacijos poreikius. Organizacija įsigyja pagal poreikį iš vieno ar kito tiekėjo, kurio siūlomi produktai ar paslaugos, tuo metu buvo priimtiniausi ir ekonomiškiausi. Organizacija žodžiu arba raštu kreipiasi į tiekėjus, su kuriais sudarytos preliminarios sutartys, pateikia informaciją apie perkamą objektą, nustato nugalėtoją bei sudaro pirkimo sutartį.

49. Jei pirkimą atlieka komisija, ir sutarties suma viršija 50 000 Lt be PVM, sutartis turi būti sudaroma raštu.

50. Jei pirkimą atlieka pirkimų organizatorius, pirkimo sutartis gali būti sudaroma raštu arba žodžiu. Sprendimą dėl sutarties formos priima pirkimų organizatorius, atsižvelgdamas į sandorio vertę, panašių sandorių praktiką ir kitas aplinkybes. Preliminarioji sutartis sudaroma raštu.

51. Preliminariąja sutartimi šalys susitaria nustatyti sąlygas, taikomas preliminariosios sutarties pagrindu sudaromai pagrindinei pirkimo sutarčiai. Preliminariojoje sutartyje turi būti nustatytos esminės pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos: pirkimo sutarties objektas, kaina, jeigu reikalinga, preliminarus perkamų prekių kiekis, paslaugų ar darbų apimtys ir kitos mokyklos nurodytos pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos, kurias ji laiko esminėmis. Sudarant pagrindinę pirkimo sutartį šalys negali keisti esminių preliminariosios sutarties sąlygų. Gimnazija gali priimti sprendimą preliminariojoje sutartyje nustatyti ne tik esmines, bet ir visas jos pagrindu sudaromos pagrindinės pirkimo sutarties sąlygas.

52. Jei pirkimą atlieka pirkimų organizatorius ir pirkimo sutarties vertė didesnė nei 10 000Lt be PVM, tai sudaroma rašytinės formos pirkimo sutartis.

53. Pirkimus atliekantys asmenys turi stengtis sudaryti ilgalaikes, bet ne ilgesnes nei 3 metai, sutartis su tiekėjais. Sutarties terminas ir vertė turi skatinti tiekėjus siūlyti kuo geresnes sąlygas, tačiau tuo pačiu neturi būti gimnazijai nepriimtinos rizikos (pvz., kainų, valiutų kursų, sutartimi tiekėjų prisiimamų įsipareigojimų neįvykdymo sukeliamų pasekmių) šaltiniu.

54. Sutartis su tiekėju neturi būti sudaroma tol, kol nėra užtikrintas gimnazijos  įsipareigojimų pagal sutartį finansavimas. Jei finansavimas neužtikrinamas, gali būti sudaroma preliminarioji sutartis, nurodant preliminarios sutarties sumą, neįsipareigojant įsisavinti sudarytos preliminarios sutarties kainos ir kiekių. Pirkimo sutarties sąlygos sutarties galiojimo laikotarpiu negali būti keičiamos, išskyrus tokias pirkimo sutarties sąlygas, kurias pakeitus nebūtų pažeisti Viešųjų pirkimų įstatymo 3 straipsnyje nustatyti principai ir tikslai ir tokiems pirkimo sutarties sąlygų pakeitimams yra gautas Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas.

X. KITOS NUOSTATOS

55. Pirkimo atlikimo metu sudaromi dokumentai turi leisti gimnazijai  pagrįsti priimtų sprendimų atitiktį Viešųjų pirkimų įstatymo ir šių Taisyklių nustatytiems reikalavimams.

56. Įvykdžius pirkimą pirkimų organizatorius ir komisija perduoda visus su pirkimu susijusius dokumentus (sutartį, tiekėjų apklausos pažymą, prekių, paslaugų ar darbų pirkimo paraišką) asmeniui, atsakingam už viešuosius pirkimus, pirkimo mokėjimo dokumentų originalus - gimnazijos buhalterijai. Šie dokumentai segami į bylą.

57. Byloje turi būti ši informacija:

57.1. informacija apie organizuojamą pirkimą;

57.2. kreipimasis į tiekėjus (išskyrus žodinės formos);

57.3. tiekėjo apklausos pažyma;

57.4. tiekėjų pasiūlymai (jei jie pateikti raštu);

57.5. komisijos posėdžių protokolai, jei pirkimą atliko komisija;

57.6.prekių pirkimo - pardavimo sutartis (arba sąskaita faktūra)

57.7. paslaugų pirkimo - pardavimo sutartis

57.8. darbų pirkimo - pardavimo sutartis

58. Pirkimo sutartys, paraiškos, pasiūlymai, pirkimo dokumentai, paraiškų ir pasiūlymų nagrinėjimo bei vertinimo dokumentai, kiti su pirkimu susiję dokumentai, nepaisant jų pateikimo būdo, formos ir laikmenos, saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka, tačiau ne mažiau 4 metus nuo pirkimo pabaigos. Už pirkimus atsakingas asmuo privalo Viešųjų pirkimų tarybai raštu pateikti visų per kalendorinius metus atliktų mažos vertės pirkimų ataskaitą. Šioje ataskaitoje perkančioji organizacija taip pat privalo pateikti duomenis apie visus per kalendorinius metus atliktus pirkimus pagal šio įstatymo 91 straipsnio reikalavimus. Ataskaitos pateikiamos per 30 dienų, pasibaigus ataskaitiniams kalendoriniams metams.

IX. GINČŲ NAGRINĖJIMAS

59. Perkančiosios organizacijos gautos tiekėjų pretenzijos dėl vykdomų pirkimų nagrinėjamos Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka.

60. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja Panevėžio 5-osios gimnazijos direktoriaus paskirtas darbuotojas. Šis asmuo neturi būti susijęs su pirkimą vykdančiu pirkimų organizatoriumi ar komisija. Remdamasis paskirto darbuotojo išvadomis ir pirkimų organizatoriaus ar komisijos pirmininko paaiškinimu, gimnazijos direktorius priima sprendimą dėl pretenzijos.